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soluciones · educación
Cursos, alumnos y clases en una base que comparte todo el claustro.
Organiza cursos, grupos, matrículas y proyectos subvencionados en tablas enlazadas. Las consultas entran por un formulario público, las clases van al calendario y los roles deciden quién edita los datos del alumnado, alojados en la UE.
- Formulario de matrícula que crea registros al momento
- Vistas de calendario y cronograma para clases y trimestres
- Roles de lector y comentarista para el profesorado
| Alumno | Grupo | Recibida | Cuota | Estado | |
|---|---|---|---|---|---|
| Lucía Ferrer | [email protected] | Análisis de datos · ene | 14 oct | 480 € | Consulta nueva |
| Hugo Navarro | [email protected] | Diseño UX · feb | 15 oct | 620 € | Prueba de nivel |
| Marta Rivas | [email protected] | Análisis de datos · ene | 16 oct | 480 € | Plaza ofrecida |
| Pablo Ortega | [email protected] | Inglés B2 · nov | 17 oct | 350 € | Matriculado |
| Irene Soler | [email protected] | Diseño UX · feb | 18 oct | 620 € | Lista de espera |
Flujos de trabajo habituales
Consultas y matrículas desde un formulario público
Publica un formulario en tu web. Cada respuesta entra en «Matrículas» como registro nuevo, con nombre, email y el curso elegido en una selección. Secretaría trabaja en un kanban por «Estado», arrastra cada tarjeta de «Consulta nueva» a «Matriculado» y enlaza al alumno con su grupo.
Grupos enlazados a cursos y plazas a la vista
«Cursos» guarda el temario y el precio; «Grupos» enlaza con su curso y tiene «Inicio», «Fin» y «Plazas». Agrupa la cuadrícula de matrículas por grupo y la barra de resumen cuenta alumnos en cada uno: sabes qué grupo está lleno antes de ofrecer otra plaza.
El horario de clases en un calendario compartido
Una tabla «Sesiones» con fecha y hora, aula y docente (una selección con los nombres) alimenta un calendario semanal. Si cambia el aula, arrastras la clase a otro día y todo el equipo lo ve al instante. Un cronograma de grupos muestra cómo se solapan los trimestres.
Subvenciones con plazos que se marcan solos
Registra cada ayuda con «Entidad», «Importe», «Gastado» y «Memoria antes de». La fórmula {Importe} - {Gastado} muestra lo que queda y IF(IS_BEFORE({Memoria antes de}, TODAY()), "Atrasada", "") avisa de las memorias vencidas. Una vista con «Estado no es Cerrada», ordenada por fecha, es tu repaso de cada lunes.
Cuidado con los datos del alumnado
Da al profesorado el rol de comentarista: lee las fichas y deja notas con @menciones sin poder modificarlas. Secretaría tiene rol de editor. Cada registro guarda su historial de cambios campo a campo y los datos se alojan en servidores en Alemania, dentro de la UE.
Vistas y estructura
Vistas clave
- Formulario de matrícula Enlace público; cada respuesta se convierte en un registro de «Matrículas».
- Admisiones Lleva a cada aspirante de consulta a matriculado arrastrando la tarjeta.
- Clases de la semana Ves las clases por día y hora y las mueves arrastrando.
- Grupos por trimestre Detecta grupos que se solapan y huecos entre trimestres.
- Subvenciones pendientes Ayudas abiertas por fecha de memoria, con el saldo sumado abajo.
Campos recomendados
- Grupo (Enlace a registro) Une cada matrícula con su grupo, y cada grupo con su curso.
- Estado (Selección única) Fases de admisión con colores que ordenan el kanban.
- Email (Email) Contacto recogido directamente desde el formulario.
- Inicio de clase (Fecha con hora) Coloca cada sesión en el calendario a su hora.
- Cuota (Moneda) Precio por alumno, sumado en la barra de resumen.
- Saldo (Fórmula) {Importe} - {Gastado} de cada subvención, siempre al día.
- N.º de matrícula (Autonumérico) Una referencia única para citar en los correos al alumno.
Tu agente con MCP
Conecta tu propio agente (Claude, ChatGPT, Codex o Cursor) por MCP. Puede montar la base, ordenar matrículas y responder preguntas sobre los grupos con los permisos de tu token; sus cambios se ven en directo y quedan marcados en el historial.
create_base create_table create_view aggregate_records query_records
Prepara el próximo trimestre en una tarde
Empieza con los cursos y un formulario; añade grupos y subvenciones cuando los necesites.